Matching

Voor efficiëntere en snelle dienstverlening

De Raad voor Rechtsbijstand startte samen het Juridisch Loket in juli 2024 een nieuwe werkwijze: als na diagnose door het Juridisch Loket blijkt dat er rechtsbijstand nodig is, wordt de hulpvraag van de rechtzoekende gematcht aan de best passende advocaat of mediator. Deze werkwijze en intensievere samenwerking tussen beide organisaties werd als eerste geïntroduceerd in de vestiging van het Juridisch Loket in Alkmaar. De Raad en het Juridisch Loket willen zo het proces van de hulpvraag naar de tweedelijns hulp efficiënter laten verlopen voor de rechtzoekende, zodat deze beter geholpen kan worden. “De Raad en het Juridisch Loket willen hun dienstverlening zo goed mogelijk op elkaar laten aansluiten. Dat komt de rechtzoekende ten goede”, vertelt Maureen Aertssen, senior beleidsadviseur van het Juridisch Loket. Samen met transitiemanagers van de Raad, Tom Eskens en Martin de Jong, licht ze het principe van matching toe.

Burgers begeleiden

De Jong: “We willen de rechtzoekende gedurende zijn zoektocht naar rechtsbijstand niet kwijtraken. Als hij of zij tijdens een bezoek aan het Juridisch Loket een advocaat of mediator nodig blijkt te hebben, moet die koppeling snel en efficiënt tot stand kunnen komen. We vinden het belangrijk om in verbinding te blijven met de burger die rechtsbijstand nodig heeft. Een rechtzoekende die het Juridisch Loket verlaat met een advies voor tweedelijns bijstand, verdwijnt in de huidige situatie uit zicht: heeft deze wel daadwerkelijk een advocaat gevonden en was deze bereid de zaak op zich te nemen?”

Eskens vult aan: “We willen de rechtzoekenden op een zorgvuldige manier begeleiden naar een advocaat of mediator vanuit de eerstelijns hulp. Dat lukt alleen met een goede diagnose door het Juridisch Loket. Daarom is deze samenwerking zo belangrijk.”

We vinden het belangrijk om in verbinding te blijven met de burger die rechtsbijstand nodig heeft.

”Aertssen: “Het Juridisch Loket verleent eerstelijns rechtshulp. Voor gesubsidieerde rechtsbijstand verwijzen we door naar een advocaat of mediator. Maar in de praktijk blijkt dat zowel wij als de rechtzoekende veel kostbare tijd kwijt zijn met dat zoeken naar een passende en beschikbare advocaat of mediator.”

“De Raad beschikt over kennis van advocaten en mediators en heeft de wettelijke taak de rechtsbijstand te organiseren. Met het nieuwe ICT-systeem kan de Raad deze kennis inzetten om de rechtsbijstand nog beter te organiseren”, aldus De Jong.

Introductie matching

Eskens: “Onder andere daarom hebben we matching geïntroduceerd vanuit de Raad. We selecteren naar aanleiding van de diagnose van het Juridisch Loket op basis van machtingindicatoren drie geschikte advocaten of mediators. De voorgestelde advocaten of mediators staan ingeschreven bij de Raad, zijn gespecialiseerd én beschikbaar om de hulpvraag in behandeling te nemen. In de toekomst kan de burger ook eigen wensen aangeven, zoals de reisafstand naar het kantoor. Zo letten we niet alleen op kwaliteit en beschikbaarheid, maar ook op voorkeuren van de rechtzoekende.”

We letten niet alleen op de kwaliteit en beschikbaarheid van advocaten en mediators, maar ook op de voorkeuren van de rechtzoekende.

Duidelijk en eenvoudig proces

Aertssen: “Het Juridisch Loket bepaalt binnen het matchingproces dus niet de advocaat- of mediatorkeuze, maar we informeren de rechtzoekende dat deze via het matchingaanbod kan kiezen uit een aanbod van passende, beschikbare advocaten en/of mediators. Dat zorgt voor een duidelijk en eenvoudig proces, waarbij Raad en het Juridisch Loket vanuit hun eigen expertise diensten verlenen en de rechtzoekende zelf de keuze heeft.”

Aertssen vervolgt: “Ook voor ons en de rechtzoekende die wij helpen is het matchingproces een duidelijke verbetering. Het proces verloopt nu beter. Vaak kwamen rechtzoekenden na een aanvankelijke doorverwijzing toch weer bij ons terug omdat ze geen advocaat hadden gevonden die hen wilde bijstaan. Of we moesten meerdere belrondes langs advocaten of mediators doen. Dat kost ons en de rechtzoekenden tijd. Tijd, die we nu bij vestiging Alkmaar, door de invoering van de matchingmethode aldaar kunnen inzetten om meer mensen hulp te bieden en hulp in de breedte aan te bieden, dus niet alleen juridische vraagstukken.

Voorkeursadvocaat of -mediator & spoed

De Jong: “En heeft de rechtzoekende, los van het voorstel van de Raad, een voorkeursadvocaat of -mediator? Dan kan de rechtzoekende dit aangeven. Als de voorkeursadvocaat of -mediator voldoet aan de algemene voorwaarden én geldende kwaliteitseisen (zoals een specialisatie voor een bepaald rechtsgebied), dan kan deze vervolgens een toevoeging bij de Raad aanvragen.”

Als met spoed rechtsbijstand nodig is, neemt de Raad zelf direct contact op met een passende advocaat of mediator. De Raad bespreekt met de advocaat of mediator of deze beschikbaar is en brengt vervolgens de match met de rechtzoekende tot stand.

Startlocatie Alkmaar

“De keuze voor vestiging Alkmaar voor de start van dit nieuwe proces, was door het enthousiasme van onze collega’s aldaar ingegeven, maar het had elke andere locatie kunnen zijn”, aldus Aertssen. “Onze juridisch adviseurs stellen de diagnose. Zij schatten in welke en hoeveel hulp de rechtzoekende nodig heeft en of er sprake is van een spoedgeval. Mocht de rechtzoekende geen keuze (kunnen) maken uit het aanbod van advocaten of mediators, dan belt een medewerker van de Raad na”. De Jong: “Op deze manier willen we zoveel mogelijk borgen dat rechtszoekenden die een advocaat nodig hebben deze ook vindt.”

Lerend introduceren

De keuze voor de gefaseerde invoering van het matchingproces is een bewuste. Eskens: “De Raad is bezig met de vernieuwing van zijn ICT. Dat doen we in kleine stappen, zodat we de opgedane inzichten weer mee kunnen nemen in het vervolg. Daarbij betrekken we ook advocaten/mediators en burgers. Zo werken we met elkaar aan goede dienstverleningsproces dat werkt voor burgers, de sociale advocatuur en mediators en het Juridisch Loket en andere samenwerkingspartners in de eerste lijn.

Het Kenniscentrum Gesubsidieerde Rechtsbijstand van de Raad verzorgt de monitoring van het matchingproces. De cijfers laten zien dat drie vierde van de burgers dezelfde dag een matchingvoorstel krijgt. Het Kenniscentrum doet onderzoek naar de ervaring van burgers, en van advocaten en mediators.

Uitrol matchingproces

En hoe ziet de toekomst eruit? De Jong: “We gaan deze werkwijze uitbreiden naar anderen vestigingen van het Juridisch Loket, startend op 1 april 2025. Het is onze gezamenlijke ambitie om in 2026 alle vestigingen van het Juridisch Loket  via het matchingproces te laten werken.”

Aertssen: “In deze samenwerking zijn de lijnen kort, hebben we regelmatig intercollegiaal overleg en de betrokken medewerkers van de Raad en het Juridisch Loket kennen elkaar. Dat werkt goed voor de samenwerking. De Jong en Eskens ervaren het ook zo. “Het is een actief overleg, waarin we elkaars expertise kennen en inzetten ten behoeve van dit vernieuwde proces. Overigens betrekken we ook de Nederlandse orde van advocaten, de Mediatorsfederatie Nederland en het ministerie van Justitie en Veiligheid.”