Privacyverklaring Wrb 2024

Inleiding

Wie is de Raad voor Rechtsbijstand?

De Raad voor Rechtsbijstand (hierna aangeduid als: Raad/wij) is als zelfstandig bestuursorgaan verantwoordelijk voor de uitvoering van gesubsidieerde rechtsbijstand. Daarnaast voert de Raad de Wet schuldsanering natuurlijke personen (Wsnp) en een deel van de Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv) uit. De contactgegevens van de Raad vindt u op de laatste pagina van deze privacyverklaring.

Missie

De Raad is verantwoordelijk voor de optimale organisatie en het borgen van goede gesubsidieerde rechtsbijstand en mediation voor minder draagkrachtige burgers. Zoals eerder benoemd voert de Raad ook een deel van de Wsnp en Wbtv uit.

“Het borgen van goede gesubsidieerde rechtsbijstand en mediation voor minder draagkrachtige burgers: dat is waar we voor staan.”

Visie

De visie van de Raad is:

• Toegankelijke en efficiënte dienstverlening voor burgers en professionals.
• Dienstverlening in samenhang met ketenpartners en professionals.
• Kwaliteitsborging van de dienstverlening aan burgers.
• Doorontwikkeling en innovatie van het stelsel in samenwerking met ketenpartners en professionals.
• Onafhankelijke en onderbouwde rapportage over de werking van het stelsel van gesubsidieerde rechtsbijstand en de wettelijke schuldsanering.
• Verminderen van problemen tussen burgers en overheid.

Algemeen

De Raad voert drie verschillende wetten uit:

1. Wet op de rechtsbijstand (Wrb)
2. Wet schuldsanering natuurlijke personen (Wsnp)
3. Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv)

Voor onze dienstverlening beschikken wij over persoonsgegevens van burgers, rechtsbijstandverleners, Wsnp-bewindvoerders, tolken en vertalers (hierna: u). Deze persoonsgegevens verwerken wij in onze (digitale) dossiers. Gezien de grote hoeveelheid informatie en de gevoelige context waarin wij deze informatie verwerken, vinden wij het van groot belang dat u erop kunt vertrouwen dat wij uw persoonsgegevens op een professionele manier verwerken en beveiligen.

Om het voor u overzichtelijk te houden, hebben we voor elk van deze drie wetten aparte privacyverklaringen opgesteld. Daarnaast hebben wij een aparte privacyverklaring opgesteld voor Rechtwijzer. In onze privacyverklaringen leggen wij voor elke wettelijke regeling uit welke persoonsgegevens wij verwerken en hoe wij daarmee omgaan. De veelgebruikte begrippen, zoals rechtsbijstandverlener, worden uitgelegd in de bijlage Begrippenlijst bij de privacyverklaring.

• Bekijk de privacyverklaring Wbtv
• Bekijk de privacyverklaring Wsnp
• Bekijk de privacyverklaring Rechtwijzer

In deze privacyverklaring informeren wij u over de gegevensverwerking binnen/ behorende bij de Wrb.

Wat doet de Raad?

Voor u als rechtzoekende

De Raad is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij verwerken voor de Wrb. Heeft u als burger een juridisch probleem dat u niet zelf kunt oplossen? Wilt u een rechtsbijstandverlener inschakelen, maar kunt u deze deskundige niet betalen? De Wrb regelt dat mensen die geen rechtsbijstandverlener kunnen betalen een deel van de kosten vergoed kunnen krijgen. Dit heet gesubsidieerde mediation of rechtsbijstand. De Raad voor Rechtsbijstand beoordeelt deze aanvragen.

Voor u als rechtsbijstandverlener

Burgers moeten op basis van de Wrb kunnen rekenen op passende ondersteuning en goede rechtsbijstand. Daar maken wij ons sterk voor via de organisatie en borging van gesubsidieerde mediation en rechtsbijstand. Om dit te kunnen realiseren kunnen rechtsbijstandverleners zich inschrijven in het register bij de Raad om bij te dragen aan het stelsel.

Wat is een persoonsgegeven?

De term ‘persoonsgegevens’ is een breed begrip. Het betreft alle informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden zijn: naam, adres, telefoonnummer en een Burgerservicenummer (BSN).

Verwerken van persoonsgegevens

Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die worden uitgevoerd met persoonsgegevens. Verwerken is in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, raadplegen, gebruiken, doorsturen of wissen van persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) benoemt verschillende soorten persoonsgegevens. Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, omdat de verwerking ervan veel impact kan hebben op iemands leven. Gegevens die iets zeggen over afkomst, godsdienst of gezondheid, zijn voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens. Het Burgerservicenummer is geen bijzonder persoonsgegeven, maar wel een persoonsgegeven dat net als bijzondere persoonsgegevens extra wordt beschermd door de wet.

Strafrechtelijke persoonsgegevens

Strafrechtelijke gegevens zijn gegevens zoals een strafblad, strafbare feiten, verdenkingen en veiligheidsmaatregelen. Strafrechtelijke persoonsgegevens zijn ook extra beschermd door de wet.

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Voor het uitvoeren van de Wet op de rechtsbijstand hebben wij verschillende taken waaronder:

• Het besluiten op aanvragen om verlening van gesubsidieerde rechtsbijstand.
• De vaststelling en uitbetaling van vergoedingen aan rechtsbijstandverleners en mediators.
• Controle op werkzaamheden van rechtsbijstandverleners en mediators.
• Sluiten van overeenkomsten met ingeschreven advocaten en mediators of met personen, bedoeld in artikel 13, eerste lid, onder c Wrb.
• Vaststellen van de financiële draagkracht overeenkomstig de bepalingen van de Wrb en het verstrekken van een inkomensverklaring.

In het verlengde van onze bovengenoemde taken moeten we in sommige gevallen uw identiteit verifiëren. Dit doen wij door u een kopie te vragen van uw legitimatiebewijs als wij uw aanvraag registreren. Hierna vernietigen wij de kopie, deze wordt niet door ons opgeslagen.

Onderzoek

Het Kenniscentrum van de Raad voert onderzoeken uit om de ontwikkelingen in de rechtsbijstand te monitoren. Denk aan de vraag, het aantal advocaten en mediators, hun spreiding, enzovoort. Zo zorgen we ervoor dat middelen in het stelsel goed besteed worden.

Op basis waarvan verwerken wij uw persoonsgegevens?

De Raad mag de persoonsgegevens verwerken om de volgende redenen (grondslagen):

• Voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (artikel 6 lid 1, sub b AVG); of
• Om te voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1, sub c AVG); of
• Omdat het noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak als onderdeel van de uitoefening van het openbaar gezag (artikel 6 lid 1, sub e AVG); of
• Omdat u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden (artikel 6 lid 1, sub e AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Van u als een rechtzoekende

Voor het afhandelen van een aanvraag voor gesubsidieerde rechtsbijstand hebben wij gegevens van u nodig. Afhankelijk van het proces verwerken wij verschillende persoonsgegevens van u. Dit kunnen de volgende soorten persoonsgegevens zijn:

Algemene persoonsgegevens, bijvoorbeeld:

• Naam, adres en woonplaats
• Contactgegevens
• Geboortedatum
• Gegevens over uw financiële draagkracht

Bijzondere persoonsgegevens (of als zodanig beschermd), bijvoorbeeld:

• Kopie legitimatiebewijs
• Gegevens over aard en achtergrond van het probleem waarin bijvoorbeeld afkomst en medische gegevens kunnen zijn opgenomen

Wettelijk identificerend nummer:

• Burgerservicenummer (BSN)
• Vreemdelingennummer

Strafrechtelijke persoonsgegevens, bijvoorbeeld:

• Parketnummer
• Gegevens over aard en achtergrond van het probleem zoals de tenlastelegging

Van u als rechtsbijstandverlener

Als u zich als rechtsbijstandverlener inschrijft bij de Raad, verwerken wij uw persoonsgegevens. Het kan hierbij gaan om de volgende persoonsgegevens:

Algemene persoonsgegevens, bijvoorbeeld:

• Naam, adres en vestigingsplaats van het kantoor
• Contactgegevens
• Geboortedatum
• Registratienummers
• Gegevens over specialisaties en voorkeuren
• Financiële gegevens zoals bankrekeningnummer

Van u als medewerker van een ketenpartner/zakelijke contacten

Ketenpartners zijn organisaties waarmee wij samenwerken binnen/als onderdeel van onze taken en bevoegdheden. Voorbeelden van ketenpartners zijn het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). In het kader van de samenwerking kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Algemene persoonsgegevens, bijvoorbeeld:

• Naam
• Functie
• Telefoonnummer/e-mailadres

Van u als overige betrokkene

Voor het uitvoeren van onze taken verwerken wij in sommige gevallen gegevens van u als u betrokken bent bij het juridische probleem van een rechtzoekende waarvoor gesubsidieerde rechtsbijstand of mediation is ingeschakeld. Hiervoor kunnen de volgende soorten persoonsgegevens van u worden verwerkt:

Algemene persoonsgegevens, bijvoorbeeld:

• Naam en geboortedatum van andere procespartijen
• Naam en gemachtigde van medeverdachten
• Naam van gehoorde getuigen, deskundigen of ingeschakelde tolken
• BIG-registratienummer en adresgegevens van medische deskundigen

Bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld:

• Medische gegevens of informatie van religie uit processtukken

Strafrechtelijke persoonsgegevens, bijvoorbeeld:

• Parketnummers van medeverdachten

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

Van u als rechtzoekende

De manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, hangt af van het proces. In veel gevallen ontvangen wij de persoonsgegevens van u of uw rechtsbijstandverlener. Hieronder zijn een aantal processen van de Raad uitgewerkt waarbij wij uw persoonsgegevens ontvangen van andere partijen. Deze lijst is niet uitputtend.

Reguliere aanvraag voor gesubsidieerde rechtsbijstand

Op een aanvraag voor gesubsidieerde rechtsbijstand vermeldt een advocaat of mediator uw persoonsgegevens. Daarnaast kan een aanvraag voor gesubsidieerde rechtsbijstand van andere rechtzoekenden uw gegevens bevatten als u bijvoorbeeld een gezinslid bent van de rechtzoekende. Voor de afhandeling van aanvragen kunnen wij ook gegevens ontvangen van andere overheidsinstanties zoals de Basisregistratie personen (BRP) en de Belastingdienst. Wij verifiëren namelijk de verstrekte persoonsgegevens in de Basisregistratie personen (BRP) en van de Belastingdienst ontvangen wij informatie over uw financiële draagkracht. Als u alleen een vreemdelingennummer heeft, verifiëren wij persoonsgegevens bij de Basisvoorziening Voor Vreemdelingen (BVV).

Asiel

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en/of het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) verstrekt uw persoonsgegevens aan de Raad als u asiel aanvraagt in Nederland.

Last voor een aanvraag voor gesubsidieerde rechtsbijstand

Als sprake is van vrijheidsbeneming kan een gerechtelijke instantie uw persoonsgegevens met de Raad delen om een aanvraag voor gesubsidieerde rechtsbijstand te verstrekken. Na een veroordeling kan de Raad uw inkomens- en vermogensgegevens ontvangen van de Belastingdienst om de kosten van rechtsbijstand op de veroordeelde te verhalen.

Piketzaken

In piketzaken worden uw persoonsgegevens overgenomen uit de piketmelding van de meldende dienst, zoals de Nationale Politie, de Koninklijke Marechaussee, de Fiscale Inlichtingen en Opsporingsdienst (FIOD), gemeenten, Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) en/of de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).

Van u als rechtsbijstandverlener

Gegevens over rechtsbijstandverleners  ontvangen wij van de betrokkenen zelf en van de beroepsorganisaties zoals de Nederlandse Orde van Advocaten, de Mediatorfederatie Nederland en specialisatieverenigingen.

Van u als overige betrokkene of als medewerker van een ketenpartner

De persoonsgegevens die wij van u verwerken, hebben wij van u verkregen of via de hierboven genoemde partijen.

Het besluitenoverzicht van de Nederlandse overheid

In het Besluitenoverzicht vindt u een overzicht van het reguliere proces waarin de gegevensverwerking is weergegeven. Bekijk het Besluitenoverzicht.

Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?

Wij vinden het belangrijk dat wij zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan. Daarom houden wij ons aan onderstaande regels. Hiervoor gebruiken wij een aantal uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens en nemen maatregelen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

Voor een wettelijke grondslag en voor een doel

De Raad verwerkt alleen persoonsgegevens als er een wettelijke grondslag is om deze te mogen verwerken. Daarbij zorgen we ervoor dat we persoonsgegevens alleen verwerken voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Het verwerken van zo min mogelijk persoonsgegevens

De Raad verwerkt niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. Als het kan, verwerken we minder of geen persoonsgegevens.

Inbreuk op privacy zo klein mogelijk houden

De Raad zorgt dat de inbreuk op de privacy in verhouding staat tot het doel dat het verzamelen van de gegevens dient. Als er een keuze is tussen meerdere persoonsgegevens om een doel te bereiken, kiezen we voor een verwerking van persoonsgegevens die de minste inbreuk op de privacy voor de betrokkenen veroorzaken.

Het bewaren van persoonsgegevens

Bij de Raad bewaren we uw persoonsgegevens:

• Niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, of:
• Op grond van de archiefwet is vereist, en
• niet langer dan wettelijk is toegestaan.

Het zorgen voor passende beveiligingsmaatregelen

Wij zorgen ervoor dat uw gegevens bij ons veilig zijn. Dit doen wij door technische en organisatorische maatregelen te nemen volgens de overheidsvoorschriften en standaarden die hiervoor gelden. Wij richten de werkprocessen zodanig in dat ze voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Hierbij moet u denken aan het beveiligen van documenten via encryptie en het loggen en monitoren van handelingen. Encryptie betekent dat uw gegevens versleuteld worden verstuurd. Het systeem maakt berichten onleesbaar voor iedereen behalve voor de verzender en de ontvanger. Door handelingen geautomatiseerd vast te leggen kan de Raad signalen van defecten, cyberdreigingen of van mogelijk misbruik detecteren. Daarbij hebben de medewerkers van de Raad die kennis kunnen nemen van uw persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht. Ook hebben zij enkel toegang tot de persoonsgegevens die zij nodig hebben om hun werk goed uit te voeren.

Locatie van verwerken van persoonsgegevens

Zolang wij verantwoordelijk zijn voor uw persoonsgegevens, blijven uw persoonsgegevens in beginsel binnen de Economische Europese Ruimte (EER). Als de persoonsgegevens toch buiten de EER worden verwerkt, dan gebeurt dit niet zonder dat wij passende beveiligingsmaatregelen treffen.

Wanneer en met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Voor het uitvoeren van onze taken kunnen wij uw persoonsgegevens delen met andere organisaties. In deze gevallen delen wij alleen de noodzakelijke persoonsgegevens van u met de personen die de gegevens nodig hebben om hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren en die hiervoor een wettelijke grondslag hebben.

Bekijk het overzicht van derden met wie de Raad persoonsgegevens deelt.

Welke privacy rechten heeft u?

Privacywetgeving kent rechten toe aan personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten noemen we ook wel de rechten van betrokkenen. U heeft als betrokkene de volgende rechten:

• Recht op informatie:
  De Raad informeert u over de verwerking van uw gegevens. Daarnaast heeft u het recht om aan de Raad te vragen of de Raad uw persoonsgegevens
• Inzagerecht:
  U heeft het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die de Raad van u verwerkt. Op verzoek stuurt de Raad u een overzicht van de persoonsgegevens die de Raad van u verwerkt.
• Correctierecht:
  U kunt een verzoek tot wijziging van uw persoonsgegevens indienen bij de Raad, als blijkt dat deze niet juist zijn of als deze inmiddels zijn veranderd.
• Recht om vergeten te worden:

In gevallen waar u toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft u het recht om deze toestemming in te trekken en ons te verzoeken om deze persoonsgegevens te laten verwijderen. In gevallen waar de Raad persoonsgegevens verwerkt uit bijvoorbeeld een wettelijke plicht, is het niet mogelijk om deze gegevens te verwijderen.

• Recht op bezwaar:
  U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld als u van mening bent dat de bescherming van uw privacy zwaarder weegt dan het algemene belang dat de Raad heeft bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Bij een gegrond bezwaar zet de Raad de verwerking stop.
• Recht op beperking:
  U heeft het recht om de Raad te vragen tijdelijk te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens als de persoonsgegevens mogelijk onjuist zijn, de verwerking van de gegevens onrechtmatig is, de persoonsgegevens niet noodzakelijk zijn of als er bezwaar is gemaakt tegen de gegevensverwerking.

Contact over uw rechten

Indienen van verzoek, klachten en bezwaar

Om gebruik te maken van uw rechten kunt u een verzoek indienen. Dit verzoek kunt u per post of per e-mail indienen. U kunt het verzoek sturen naar het Privacy Office via [email protected] of per post naar:

Raad voor Rechtsbijstand
t.a.v. Privacy Office
Postbus 70503
5201 CD Den Bosch

De Raad heeft vanaf de ontvangst van het verzoek een maand de tijd om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken laten wij u weten wat er met uw verzoek gaat gebeuren. Heeft de Raad meer tijd nodig om een besluit te nemen? Dan ontvangt u daar ook binnen vier weken bericht van. De Raad kan aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van uw identiteit en de rechtmatigheid van uw verzoek. Als de Raad niet aan uw verzoek voldoet, dan heeft u de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de Raad, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Bent u niet tevreden met onze antwoorden op uw privacyvragen? Dan kunt u een klacht indienen bij de AP.

Bij de Raad houdt de Functionaris voor Gegevensbescherming toezicht op de toepassing en de naleving van de AVG. Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken? Dan kun je via e-mail contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van de Raad:

R.van Troost

[email protected]

Aldus vastgesteld op 1 januari 2024.

Versiedatum

De privacyverklaring wordt periodiek geëvalueerd en indien nodig herzien. De meest actuele versie van de privacyverklaring is te vinden op alle websites van de Raad.